Как проводить совещания

Как проводить совещание.

Совещание – это один из инструментов управления руководителя организации.

Возможные функции совещания – это донести информацию, оценка ситуации, оценка реакции участников и коммуникации участников, обмен мнениями, выработка совместных действий и согласование взаимодействия, принятие решения.

Методы проведения совещания: основной доклад, обсуждение, обмен мнениями и мозговой штурм.

Для чего нужно совещание. Это один из инструментов сделать подчиненных более лояльным к принятому решению, по сравнению с тем, чтобы просто «спустить» приказ вниз. То есть это возможность аргументировано донести до сотрудников то или иное решение руководителя, одновременно услышать обратную связь и, возможно, учесть ее при объявлении решения.

До совещания.

  1. Определите цель совещания и результат, к которому нужно придти (например, цель: обсудить проблему и найти решение, результат – несколько сформулированных решений, из которых нужно выбрать одно). Не собирайте совещание с целью посоветоваться. Необходимо принять какое-либо решение, для того, чтобы у участников не возникло ощущение бездарно проведенного времени.

Важно: откажитесь от совещания, если его основная цель – проинформировать участников о чем-то важном. Для этого разошлите текст с предложением дать к нему свои замечания или письменное подтверждение о прочтении полученного текста.

  1. Определите повестку и продолжительность выступления: основной выступающий, прения
  2. Определите дату, время начала, его продолжительность, место проведения и его доступность (например, если это переговорная комната, то зарезервируйте ее на данное время)
  3. Определите участников (кто конкретно нужен для участия, и чье мнение желательно услышать)
  4. Разошлите необходимые материалы за несколько дней (часов) до совещания всем приглашенным. Это позволит участникам не только быть в курсе темы совещания, но и подумать над возможным решением. Обратите особое внимание на качество подготовленных материалов.

Во время совещания

  1. Назначьте ведущего и обговорите правила (время выступления, запрет на перебивание и т.п.)
  2. Назначьте секретаря, которому поручите вести протокол, в котором записывайте: кто выступил, и что важного предложил
  3. Дайте выступить всем приглашенным, иначе, зачем им нужно быть на этом совещание, ведь результаты совещания они могут получить позже в письменном виде или по электронной почте
  4. Завершите совещание точно в срок или чуть раньше, если вы понимаете, что не укладываетесь в зарезервированное время, то лучше всего – это подвести промежуточные итоги и наметить дату и время нового совещания.
  5. По результатам совещания примите решение, определите сроки его выполнения и назначьте ответственного
  6. Проговорите достигнутые результаты, поблагодарите участников за это (пусть они почувствуют причастность)
  7. Определите точки контроля (время, месть, ответственного)
  8. Вы можете также обговорить первый шаг выполнения решения

После совещания

  1. Разошлите протокол совещания

Важное дополнение: стремитесь на одном совещании решить только один вопрос.

Важный аспект при проведении совещания – это взаимоотношения между участниками и эмоциональный настрой. Ведущему необходимо обращать внимание не только на информационную сторону проведения совещания, но и на эмоциональной настрой участников.

Придерживаясь данных рекомендаций вы проведете совещание очень эффективно, с минимальными затратами рабочего времени на его проведение.

Алексей Дроздов, коуч, консультант

22.12.2008г

Рекомендую замечательную книгу по тайм-менеджменту “Управление жизнью”. Узнать больше =>