Хронометраж времени.

Хронометраж времени - важный инструмент в тайм-менеджменте.

Многие специалисты, обучающие тайм-менеджменту, говорят о необходимости хронометража. Что это такое? Хронометраж — это полная фиксация использования своего времени, то есть на что и сколько времени тратится. Хронометраж ведется в течение всего дня, продолжительность — несколько недель, обычно 3–4 недели. И механизм хронометража достаточно прост: учитывается любое переключение внимание длительностью более 3–5 минут.

Для чего это нужно? В первую очередь это необходимо для того, чтобы понять, на что реально расходуется время. Какие дела, действия человек совершает в течение всего дня. Ведь если спросить обычного человека (обычного — это не ведущего хронометраж и не обладающего феноменальной памятью) каким образом он провел свой день и попросить его это написать, то выяснится, что часть времени выпала из его памяти.

Я вспоминаю случай, когда у меня на тренинге «обычный» менеджер, расписав «типовую» неделю своей жизни, недосчитался порядка 30 часов. Хочу сказать, что в неделе 168 часов, с вычетом времени на сон остается примерно 110 — 120 часов. Даже вспомнив, что дорога на работу и с работы занимает не час, а три, он так и не смог вспомнить, а что он делал еще двадцать часов в неделю. То есть фактически, 18 % своего времени он совсем не контролирует.

Во-вторых, очень часто времени не хватает. Многие люди не успевают сделать все свои важные дела. В этом случае хронометраж покажет, на что реально уходит время, сколько времени расходуется на то или иное конкретное дело. И какое неважное дело забирает много времени. И, сделав хронометраж, можно сделать анализ использования своего времени. После чего можно использовать свое время таким образом, чтобы на важные дела времени хватало.

В этом месте полезно привести в пример одного из основателей менеджмента Питера Друкера, который проводил хронометраж времени управляющих компаниями, для того чтобы выяснить эффективность использования рабочего времени. При этом, давая задание секретарю провести хронометраж, управляющий одновременно давал секретарю расписку в том, что он не уволит его за предоставление объективного результата. Как пишет Питер Друкер в своей книге «руководители высшего ранга имеют в своем распоряжении всего лишь 25% всего рабочего времени, которое они могут уделить выполнению важных задач, непосредственно влияющих на успех деятельности организации».*

Кроме того, часть людей в силу особенностей структуры своей психике, не могут определить, сколько времени нужно на выполнение того или иного дела. Хронометраж позволяет это узнать и учитывать это в дальнейшем.

В третьих, хронометраж приучает человека к бережному использованию своего времени. Когда видишь, на что тратятся часы своей жизни, поневоле начнешь беречь минуты. Могу привести пример из открытого тренинга по тайм-менеджменту, когда молодая женщина, студентка одного из вузов, при ведении хронометража обнаружила, что она каждый день выходит из дома за 30 минут до начала занятий, хотя реально ей необходимо 10 минут. То есть, благодаря хронометражу, она нашла 2 часа в неделю дополнительного времени.

В четвертых, хронометраж позволяет понять качество своей жизни, то есть понять, когда человек живет для себя, когда для близких, когда для других людей, а когда «ради партии». Например, мужчина, имеющий жену и двоих детей, вдруг пришел к выводу, что семья для него также важна, как и работа. Сделав хронометраж, он выяснил, что с семьей он проводит от 10 до 30 минут в день, или около 3 часов в неделю, на работу же тратится до 50 часов в неделю. Оправившись от потрясения, вызванного таким результатом, он нашел возможность сократить время работы до 40 часов в неделю. При этом он увеличил время, проводимое с семьей, до одного часа в день в будни и 6 — 8 часов в выходные. Таким образом, хронометраж помог ему осуществить свое желание проводить больше времени с семьей. Сейчас он думает над тем, каким образом ему сократить время работы еще на 5 часов в неделю для увеличения времени общения с семьей.

Доводы противников хронометража сводятся к следующим:

Первое. Говорят, что на это уходит много времени. Давайте подсчитаем. На одну запись тратится от 15 (при грамотном сокращении) до 30 секунд. За день делается от 20 до 50 записей. И времени на это уходит от 5 до 25 минут в день. То есть в среднем на хронометраж тратится 15 минут в день. Много это или мало. Я считаю, что 15 (даже 25) минут в день — это небольшая плата за то, чтобы получить реальную картину своей жизни.

Второе. Страх перед реальностью. Когда человек получает первые результаты, у него наступает момент психологического ступора: он не может поверить, что он так неэффективно живет. То есть человек об этом, конечно, догадывается, иначе не стал бы делать хронометраж, но не хочет верить, что настолько неэффективно. И здесь важно принятие себя, важно понимать, что люди несовершенны, и что всегда есть возможности развития и возможности повышения своей эффективности.

Подводя итоги, я хочу сказать, что хронометраж является важным инструментом тайм-менеджмента. Который всегда покажет реальное использование своего времени. А также даст ответ на вопросы, касающиеся использования своего времени.

* Питер Ф. Друкер «Эффективный управляющий» Гл.2 стр. 34.


Алексей Дроздов, март 2003 г.

Рекомендую замечательную книгу по тайм-менеджменту “Управление жизнью”. Узнать больше =>